Persondatapolitik

Small Danish Hotels tager databeskyttelse meget alvorligt, og ønsker med denne persondatapolitik at give dig oplysninger om, hvilke data vi er nødt til at indsamle, hvordan vi bruger dem, og hvordan du selv kan korrigere eller ændre de indsamlede data. Vi har den holdning, at beskyttelsen af dine private data har topprioritet. Derfor ser vi det som en selvfølgelighed at overholde de strengeste retslige bestemmelser om databeskyttelse. Vi tror fuldt og fast på, at databeskyttelse starter med gennemsigtighed. Derfor er det vores anliggende, at du altid ved, hvilke personlige data vi gemmer, hvordan vi anvender dem og også, hvordan du selv kan indskrænke eller forhindre brugen af dine data.

1. Dataansvarlig

Dataansvarlig for behandlingen er

Small Danish Hotels F.M.B.A.
CVR nummer 30035615
Vejlevej 16
8700 Horsens
+45 70 80 65 01
info@smalldanishhotels.dk

2. Behandlingsaktiviteter

2.1 Reservation af hotelophold

Når du booker et ophold på et af vores hoteller, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne gennemføre reservationen. Vi behandler i den forbindelse følgende oplysninger om dig:

  • Navn
  • Kontaktadresse
  • Telefonnummer
  • E-mailadresse
  • Oplysninger om hvilket hotel, du booker et ophold på
  • Ankomst- og afrejsedato
  • Oplysninger om antal værelser og gæster, herunder antallet af børn og voksne
  • Oplysninger om særlige ønsker/behov
  • Oplysninger om eventuelt medlemskab af Benefits
  • Evt. kreditkortoplysninger

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en aftale med dig, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at sikre de bedst mulige rammer for dit ophold på vores hotel.

For så vidt angår opbevaringen af oplysninger, der indgår i grundlaget for vores regnskab, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, idet behandlingen er nødvendig for at efterleve vores retlige forpligtelse i henhold til bogføringslovens § 12.

Vi videregiver oplysningerne til det hotel, din booking vedrører.

De oplysninger, der er nødvendige for at opfylde vores forpligtelser i henhold til bogføringsloven, opbevares i fem år fra udgangen af det år, opholdet er endeligt afregnet. Øvrige oplysninger opbevares i 26 måneder efter afrejsedagen på dit ophold og slettes herefter. Dog ikke på aktive gæster. Kreditkortoplysninger opbevares kun 15 dage efter endt ophold.

2.2 Medlemsskab af Benefits

Når du er medlem af vores fordelsprogram ”Benefits” behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at administrere dit medlemskab, herunder tildeling og brug af point, samt for at kunne sende dig nyhedsmails og anden information om Benefits, Small Danish Hotels og vores medlemshoteller. Til dette formål behandler vi følgende oplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Email-adresse
  • Telefonnummer
  • Password til brug for login på din Benefits konto
  • Oplysninger om hotelophold og andre aktiviteter, hvor du har optjent point, herunder oplysninger om dato/periode for optjeningen samt antallet af optjente point
  • Oplysninger om brug af point, herunder datoen for din bestilling, hvor du har brugt point, antallet af forbrugte point samt hvad du har brugt point til (f.eks. et hotelophold eller varer fra vores pointshop)

Retsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en aftale med dig, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan administrere dit medlemskab på en effektiv måde.

Vi videregiver oplysninger om din point-saldo til vores medlemshoteller, da de har behov for denne information for at kunne håndtere betaling med point i forbindelse med dit ophold.

Oplysninger om optjening og forbrug af point opbevares så længe du er medlem. Når dit medlemskab ophører, gemmer vi din mailadresse og pointsaldo i 90 dage, mens øvrige oplysninger slettes indenfor 24 timer efter medlemskabets ophør.

Dog sletter vi – selv om du fortsat er medlem – point, der forældes, hvilket sker, når der ikke har været aktivitet på din konto i 2 år. Læs mere i vores vilkår for Benefits.

2.3 Køb af gavekort

Når du køber et gavekort til Small Danish Hotels behandler vi personoplysninger om køberen af gavekortet for med henblik på at kunne gennemføre transaktionen, samt oplysninger om modtageren i de tilfælde, hvor køberen vælger, at vi skal sende gavekortet direkte til modtageren. Vi behandler følgende kategorier af oplysninger:

Om køberen:

  • Navn
  • Adresse
  • Email-adresse
  • Telefonnummer
  • Oplysninger om gavekortet (identifikationsnummer og beløb)

Om modtageren af gavekortet:

  • Navn og adresse (i de tilfælde, hvor køberen vælger, at vi skal sende gavekortet direkte til modtagere)

Om selve gavekortet

  • Identifikationsnummer
  • Udstedelsesdato
  • Værdi/restbeløb
  • Udløbsdato

Retsgrundlaget for behandlingen er:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med såvel køberen som modtageren af gavekortet
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan overholde retlige forpligtelser, der påhviler os, særligt i henhold til bogføringsloven og betalingsloven
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at administrere gavekortsordningen og stille relevante oplysninger om gavekortet til rådighed for indehaveren.

Vi modtager oplysninger om modtageren fra køberen af gavekortet i de tilfælde, hvor køberen ønsker vi skal sende gavekortet direkte til modtageren. Derudover modtager vi oplysninger om brug af gavekortet fra det hotel/den restaurant, hvor gavekortet benyttes.

Hvis køberen har bedt os om at sende gavekortet direkte til modtageren, videregiver vi oplysninger om køberens identitet til modtageren. Derudover videregiver vi oplysninger om gavekortets (rest)værdi og udløbsdato til de hoteller eller restauranter, hvor gavekortet indløses helt eller delvist.

Vi opbevarer oplysningerne indtil 6 år fra udgangen af det år, gavekortet er udløbet – dog kun indtil fem år fra udgangen af det år, gavekortet er fuldt indløst, hvis dette sker før udløbsdatoen.

2.4 Besøgende på vores hjemmeside

Hvis du besøger vores hjemmeside, kan vi indsamle personoplysninger om dig i form af cookies og lignende teknologier. Formålet hermed er, at vi kan optimere vores hjemmeside ud fra oplysninger om, hvordan de besøgende færdes på hjemmesiden, hvilke dele af hjemmesiden de benytter, samt om der opstår tekniske problemer i forbindelse med brugen af hjemmesiden, herunder om besøg på hjemmesiden bliver afbrudt på en uventet måde.

Du kan læse mere om de enkelte cookies, herunder formålet med at vi anvender dem, samt hvor længe oplysningerne opbevares, i vores cookie politik.

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at indsamle information om brugen af vores hjemmeside med henblik på optimering af hjemmesiden og målretning af markedsføring.

2.5 Hvis du er ansøger/kandidat til et job hos Small Danish Hotels

Hvis du er ansøger eller kandidat til et job hos Small Danish Hotels, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne behandle din ansøgning og gennemføre et eventuelt rekrutteringsforløb. De oplysninger, vi behandler til dette formål, omfatter:

  • Dit navn og dine kontaktoplysninger, herunder adresse, telefonnummer og email-adresse
  • Oplysning om det job du søger / er i betragtning til
  • Oplysninger om din uddannelsesmæssige baggrund, herunder eventuelt kopi af eksamensbeviser
  • Oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse
  • Oplysninger om andre, relevante kompetencer, f.eks. fremmedsprog du behersker eller relevante erfaringer fra hotelbranchen
  • Eventuelle referencer
  • Andre oplysninger, du giver os i ansøgning eller CV eller i forbindelse med rekrutteringsforløbet

Vi beder dig om ikke at oplyse cpr-nummer eller følsomme personoplysninger i det materiale, du sender til os.

Vi indsamler som udgangspunkt oplysningerne direkte fra dig. Hvis du giver os samtykke til at kontakte eventuelle referencer, vil vi dog også indsamle oplysninger fra dem. Derudover kan vi – i det omfang vi benytter eksterne rådgivere i forbindelse med ansættelsen – modtage oplysninger fra dem.

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at træffe foranstaltninger forud for eventuel indgåelse af en kontrakt med dig, samt databeskyttelseslovens artikel 6, stk. 1, litra f, da behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesser i at finde de bedst egnede kandidater til stillinger hos os. Hvis du har givet os samtykke til at kontakte referencer, vil behandlingsgrundlaget for den videregivelse af oplysninger, der i den forbindelse sker til os, være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Hvis der i forbindelse med samtaler fremkommer følsomme oplysninger, som vi finder det relevant at behandle, vil vi i forbindelse med samtalen indhente dit samtykke til at behandle disse oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

Hvis du bliver ansat i Small Danish Hotels overfører vi oplysningerne til din personalemappe og opbevarer dem i overensstemmelse med vores persondatapolitik for medarbejdere, som du bliver gjort bekendt med i forbindelse med ansættelsen.

Hvis du ikke bliver ansat i Small Danish Hotels, sletter vi som udgangspunkt dine oplysninger senest 6 måneder efter endeligt afslag på ansættelse. Vi kan dog i særlige tilfælde bede dig om samtykke til at opbevare materialet i længere tid – typisk hvis vi finder din profil særligt interessant, men ikke har det rette job til dig lige nu, hvorefter vi vil opbevare oplysningerne i henhold til det samtykke, vi har fået fra dig.

2.6 Hvis du er (kontaktperson hos) en leverandør eller samarbejdspartner

Hvis du er kontaktperson hos en af vores leverandører eller samarbejdspartner behandler vi oplysninger om dig for at kunne administrere vores relation til dig og den virksomhed, du repræsenterer.

De oplysninger, vi behandler til dette formål, omfatter:

  • Navn
  • Arbejdsadresse, -email og -telefonnummer
  • Handelshistorik og korrespondance

Vi modtager oplysningerne direkte fra dig eller den virksomhed, du repræsenterer.

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt med dig og/eller den virksomhed, du repræsenterer, samt databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i en effektiv administration af vores leverandør- og forretningsrelationer.

Oplysninger om transaktioner gemmes i fem år fra udgangen af det år, transaktionen vedrører. Øvrige oplysninger opbevares i fem år fra udgangen af det år, den seneste transaktion med dig eller den virksomhed, du repræsenterer, vedrører.

Hvis du ophører med at være kontaktperson for os, vil vi dog slette dine kontaktoplysninger umiddelbart efter vi modtager meddelelse herom. Øvrige oplysninger opbevares som anført ovenfor.

2.7 Hvis du er i kontakt med os af anden årsag

Hvis du er i kontakt med os af andre årsager end de, der fremgår af afsnit 2.1 - 2.7 ovenfor, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne behandle din henvendelse eller eventuel anden årsag til, at vi er i kontakt med dig.

Vi behandler i den forbindelse følgende kategorier af personoplysninger:

  • Dit navn
  • Dine kontaktinformationer (adresse, email-adresse og telefonnummer)
  • Oplysninger om årsagen til at vi er i kontakt med dig, samt eventuelle oplysninger, vi modtager i forbindelse med den kontakt, vi har med dig.

Retsgrundlaget vil sædvanligvis være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at håndtere henvendelser fra personer, vi kommer i kontakt med i forbindelse med driften af vores virksomhed, på en passende og hensigtsmæssig måde. Afhængigt af omstændighederne kan andre retsgrundlag dog være relevante.

Såfremt vores kontakt med dig indebærer økonomiske transaktioner, opbevarer vi oplysninger den enkelte transaktion i fem år fra udgangen af det år, transaktionen vedrører, mens øvrige oplysninger opbevares i fem år fra udgangen af det år, den seneste transaktion vedrører.

Hvis vores kontakt med dig ikke omfatter økonomiske transaktioner, opbevarer vi som udgangspunkt oplysninger i to år fra udgangen af det år, vi sidst havde kontakt med dig.

3. Oplysninger, du har pligt til at give os

Du er ikke forpligtet til at give os personoplysninger; men hvis du undlader at give de oplysninger, vi beder om, kan det betyde, at vi ikke vil kunne behandle din henvendelse eller levere de ønskede services til dig.

4. Videregivelse og overladelse af oplysninger

Ud over de oplysninger om videregivelse, der fremgår af beskrivelsen af de enkelte behandlingsaktiviteter i afsnittene 2.1 - 2.7 ovenfor, kan vi overlade personoplysningerne til virksomheder, der som databehandlere understøtter driften af vores virksomhed, f.eks. leverandører af it-systemer.

5. Overførsel af oplysninger til tredjelande

Vi benytter databehandlere, der er placeret i lande udenfor EU/EØS, eller som selv har (under)databehandlere, der er placeret i lande udenfor EU/EØS, særligt USA. Overførsel af personoplysninger til disse (under)databehandlere sker som udgangspunkt på grundlag af EU-Kommissionens standardkontrakter, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46. Du kan få en kopi af de anvendte standardkontrakter ved at sende en anmodning herom – kontaktoplysninger fremgår af afsnit 1.

6. Opbevaring af oplysninger

Det fremgår af beskrivelsen af de enkelte behandlingsaktiviteter i afsnittene 2.1 - 2.8 ovenfor, hvor længe vi som udgangspunkt opbevarer dine personoplysninger.

Vi kan dog opbevare oplysningerne i længere tid hvis det er nødvendigt for at vi kan opfylde en retlig forpligtelse eller for at vi kan fastlægge eller håndhæve et retskrav eller gøre et retskrav gældende.

7. Dine rettigheder

Du har som registreret følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, samt berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig.
  • Du har derudover ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger om dig og til at anmode om begrænsning af behandlingen af personoplysninger om dig.
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig, at personlige oplysninger om dig bruges med henblik på direkte markedsføring.
  • I det omfang Behandling af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. En sådan tilbagekaldelse af samtykke vil alene have effekt for perioden efter tilbagekaldelsen, og vil således ikke påvirke lovligheden af vores behandling af personoplysninger om dig i perioden indtil tilbagekaldelsen af samtykket.
  • Du har ret til at modtage en kopi af de personoplysninger om dig selv, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (data portabilitet).
  • Du har altid ret til at klage over vores Behandling af personoplysninger om dig til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Der gælder visse betingelser og begrænsninger for disse rettigheder. Det er således ikke sikkert, vi er forpligtede til at efterkomme din anmodning.

Du kan udøve dine rettigheder ved at benytte kontaktinformationen, der fremgår af afsnit 1 til at kontakte os.

8. Forbehold for ændringer

Vi forbeholder os ret til at ændre denne persondatapolitik fra tid til anden, selvsagt under overholdelse af gældende bestemmelser.

Horsens, september 2024